PROTOCOL PRIVACYBELEID

Van de vereniging Citroën XM Club Nederland.

 

1. Inleiding

In dit protocol privacy beleid staat beschreven hoe onze vereniging Citroen XM Club Nederland persoonsgebonden gegevens registreert, verwerkt en bewaart. Het beleid omvat alle on- en offlinesystemen waarin persoonsgegevens voorkomen en is van toepassing op alle tot de vereniging behorende onderdelen, functies, commissies en werkgroepen.

Onze vereniging Citroen XM Club Nederland is niet gehouden een functionaris voor de gegevensbescherming aan te stellen, omdat de vereniging Citroen XM Club Nederland niet op grote schaal individuen volgt of bestanden houdt die bijzondere persoonsgegevens bevatten.

 

2. Verwerken persoonsgegevens

De vereniging XM Club Nederland gaat slechts tot het verwerken van gegevens over na verkregen toestemming van het lid, die ook stilzwijgend kan worden verkregen, tenzij er een bijzonder gebruik van gemaakt wordt. Daarbij moet in het oog worden gehouden dat al hetgeen de vereniging onderneemt door vrijwilligers wordt uitgevoerd.

De vereniging stelt zich tot taak de lidgegevens juist en nauwkeurig bij te houden en te beschermen tegen inbreuken en misbruik.

De vereniging heeft kennis van het feit dat bepaalde feiten die te herleiden zijn tot een persoon niet verwerkt mogen worden, zoals sekse, huidskleur, hobby, religie enz.

 

3. Melding incidenten/ datalekken

Het is de verantwoordelijkheid van de club/vereniging om de gegevens te beveiligen en datalekken, die schade veroorzaken voor een lid aan de Autoriteit Persoonsgegevens, Bezuidenhoutseweg 30 te 2594 AV Den Haag te melden.

 

4. Systemen/ programma’s waarin persoonsgegevens zijn vastgelegd

De vereniging Citroen XM Club Nederland verwerkt persoonsgegevens in de volgende systemen.

1. Excel bestanden t.b.v. ledenadministratie

2. Banksysteem t.b.v. inning van de contributie

3. Website

4. Adresbestanden t.b.v. verzending Clubblad

 

5. Website

De website wordt gehost op servers van derden, die er zorg voor dragen dat die systemen in voldoende mate beveiligd zijn. De applicaties van de vereniging worden gebruikt door individuele vrijwilligers in alle lagen van de vereniging. Deze vrijwilligers kunnen alleen met hun eigen code inloggen in een beschermd gebied dat alleen voor hen toegankelijk is.

De website op www.xmclub.nl is het informatie en nieuwsportaal van de vereniging. Het doel is de leden en belangstellenden te voorzien van informatie over de vereniging en de auto’s van de leden. Deze informatie is openbaar toegankelijk.

 

6. Gebruik van persoonsgegevens bij evenementen

Bij het inschrijven voor een evenement kan het verstrekken van medische gegevens op verzoek van een lid gewenst zijn. Deze medische gegevens zullen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk.

Voor een verenigingsevenement kunnen de organisatoren van dat evenement zo nodig het ledenbestand van de vereniging gebruiken alleen voor het doel, waarvoor zij deze gegevens hebben verkregen.

 

7. Communicatie

De vereniging verwerkt persoonsgegevens en wil daar duidelijk en transparant in zijn. Dit privacybeleid is te vinden op de website van de vereniging. Wijzigingen kunnen doorgegeven worden aan de vereniging of een lid, dat daartoe is aangewezen.

De leden kunnen hun  eigen persoonsgegevens bekijken en wijzigingen doorgeven, soms direct.

Op de website van de vereniging faciliteert de vereniging een forum in een online projectomgeving om gegevens en ervaringen van leden met hun automobielen in de ruimste zin van het woord uit te wisselen, die alleen toegankelijk is voor leden. De website houdt het aantal bezoekers en leden bij.

 

8. Bestuur

Landelijke bestuursleden en anderen daartoe aangewezen binnen de vereniging hebben de mogelijkheid om een persoonlijk e-mailadres eindigende op @xmclub.nl te hebben.

 

9. Beeldmateriaal

Foto's op de website van de vereniging zijn rechtenvrij en op verzoek te gebruiken met bronvermelding. Een lid kan bezwaar maken tegen zijn afbeelding in persoon in deze beeldbank. Zijn foto’s zullen op verzoek verwijderd worden.

 

10. Bewaartermijn

Voor onderzoeksdoeleinden worden ledenbestanden ook na het beëindigen van het lidmaatschap van de vereniging niet verwijderd. Een lid kan zich afmelden voor de handhaving van zijn persoonsgegevens, bij beëindiging van zijn lidmaatschap en ook tijdens zijn lidmaatschap.

Voor onderzoeken kan het zijn dat onder andere postcodegebieden en leeftijd van de leden verwerkt worden. De resultaten van dat onderzoek zullen nimmer herleidbaar zijn tot individuele leden.

De bewaartermijn van de persoonsgegevens zal maximaal vijf (5) jaar zijn na beëindiging van het lidmaatschap.

 

11. Verplicht verstrekken van persoonsgegevens

Voor facturatie/ inning van lidmaatschapsgelden dient het lid immer zijn gegevens te verstrekken.

De financiële administratie verwerkt persoonsgegevens in de debiteuren- en crediteurenadministratie van de vereniging en de contributieverwerking.

 

12. Verstrekken van persoonsgegevens aan derden

De aan de vereniging Citroen XM Club Nederland gegeven persoonsgegevens zullen niet aan derden geleverd worden, zelfs niet om niet, tenzij het in belang van de vereniging of de leden is en er toestemming is gegeven al dan niet stilzwijgend. Evenmin worden de persoonsgegevens voor andere organisaties verwerkt.

 

13. Bezwaar

Leden die bezwaar hebben tegen het gebruik van persoonsgegevens van de vereniging of het ontvangen van e-mailberichten van de vereniging of onderdeel van de vereniging kunnen zich hiervoor schriftelijk afmelden (OPT-OUT).

Een dergelijk bezwaar wordt niet gehonoreerd als het een bezwaar betreft over het toezenden van serviceberichten, zoals bevestiging van de deelname aan een activiteit of een betalingsbevestiging.

 

14. Recht om vergeten te worden

Leden van de vereniging kunnen verzoeken om al hun gegevens te vernietigen na beëindigen van hun lidmaatschap. Dit recht heeft de naam: ‘het recht om vergeten te worden’.